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¿Qué hace una Secretaria y cómo se ven afectadas sus funciones según su puesto?

Mantener la organización, llevar la agenda, atender al público, gestionar documentos, estas y otras más son las funciones esenciales de las Secretarias, quienes son una figura esencial en toda empresa.

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¿Qué es una Secretaria?

Antes de entrar en los detalles de cuáles son las funciones de una Secretaria en distintos ámbitos, es importante saber su concepto. En este sentido, según la Real Academia Española, una Secretaria es una persona que se encarga de las labores administrativas de un organismo o institución además puede extender actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de esa entidad.

¿Qué hace una Secretaria Administrativa?

Esta persona se encarga de diferentes funciones relacionadas con temas contables y financieros. En específico deben ser organizados porque se requiere de esta habilidad para llevar la documentación contable y financiera.

Dada la importancia de las características que tenga una persona es indistinto que sea hombre o mujer, lo fundamental es que sea responsable y centrado al momento de desempeñar sus funciones.

Las funciones elementales de una Secretaria Administrativa son:

  • Conocimiento de operaciones y documentos contables.
  • Una de sus funciones es ayudar al contador de la empresa, para ello colabora en cargar comprobantes en el sistema y por ello es importante que conozca todos los documentos que sean relevantes a los fines de la contabilidad y la imposición.
  • Podría estar facultado para realizar trámites bancarios y en otras entidades.
  • Gestionar pagos a proveedores y servicios públicos.
  • Gestionar inventarios y manejo de caja.
  • Facturación.
  • Conciliaciones bancarias.
  • Elaboración de presentaciones.

¿Qué hace una Secretaria médica?

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Ella es la que tiene el primer contacto con el cliente, por lo tanto, debe tener la capacidad de desarrollar sus tareas con total profesionalismo ya que tiene que tener en cuenta que las personas que acuden al médico lo hacen por la necesidad de recuperar su salud.

Entre las funciones de las personas que desempeñan este cargo se encuentran:

  • Se encarga de dar la bienvenida a las personas.
  • Atiende el teléfono.
  • Orienta a los pacientes.
  • Organiza la información.
  • Gestiona los turnos y citas.
  • Brinda todo tipo de información sobre el servicio que se presta.
  • Su rol no sólo se limita a la atención de los pacientes, también es quien recibe a los visitadores médicos y otros profesionales de la salud.

Su labor requiere mucha dedicación ya que sus funciones abarcan elementos que ni siquiera imaginamos, incluso son las encargadas de gestionar la data de los pacientes, deben actualizar su información y registros de historias médicas.

¿Qué hace una Secretaria en un colegio?

Los que desempeñan este cargo tienen múltiples funciones relacionadas con el cuerpo docente y alumnos, las cuales son:

  • Organizar el correo.
  • Encargarse de la gestión administrativa y económica.
  • Levantar el acta de las reuniones.
  • Custodiar las actas, libros, archivos del centro docente.
  • En colaboración con los jefes de departamento hacen inventario general.
  • Se encargan de gestionar y controlar el personal de administración y servicios.

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Siempre es indispensable contextualizar el cargo para saber lo que hace una secretaría dentro de cualquier organización y así conocer a detalle sus funciones.

Como ya se ha visto sus funciones son levemente afectadas según donde trabajan aunque por lo general están relacionadas con organización y atención al cliente y por ello es sumamente importante que se trate de personas responsables y organizadas para que sean eficientes en su trabajo.

¿Qué hace una secretaria recepcionista?

Las secretarias recepcionistas su labor es el primer contacto de los clientes y empleados con la empresa u organización con la que desean contactar o donde trabajan. Su función principal es proporcionar la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben dirigir.

 Que hace una secretaria recepcionista, a su vez se ocupan de responder los requerimientos de clientes y empleados. Tanto en persona como por vía teléfono. Las actividades que realiza una recepcionista de oficina tienden a coincidir con las de un asistente administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de Recursos Humanos.

¿Qué hace una secretaria recepcionista? Descubre detalladamente sus funciones:

  • Recibir a los visitantes
  • Responder a las llamadas telefónicas
  • Gestionar el email y las redes sociales
  • Monitorizar la seguridad
  • Actividades financieras
  • Apoyo a la gestión documental y sobre todo en relación con los expedientes, notas, memorandos o todo tipo de comunicación que se le encomiende realizar.

¿Qué hace una secretaria jurídica?

Los secretarios jurídicos proporcionan apoyo administrativo y de secretaría especializada para el personal profesional de los palacios judiciales. Preparan documentos de texto y de procesos judiciales y la correspondencia. Otras tareas pueden incluir la organización de la agenda de la oficina, el cronograma de citas para los abogados y ejecutivos legales.

¿Qué hace una secretaria jurídica? Entré sus  principales funciones se encuentra:

  • Proporcionan apoyo administrativo y de secretaría a los profesionales judiciales para garantizar el buen funcionamiento de una oficina legal. 
  • Usan los ordenadores para transcribir  documentos legales, formularios y cartas electrónicas o escritas en papel normal.
  • Los secretarios preparan documentos tales como estados de cuentas, facturas, notas informativas, arrendamientos, contratos, testamentos, contratos de propiedad y peticiones de divorcio.
  • Podrían tomar el control de gran parte del trabajo de rutina administrativo del funcionamiento de la oficina y revisar dichos documentos judiciales.

 ¿Qué hace una secretaria de gerencia?

Para el buen funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño, se necesita un grupo de profesionales que desde sus puestos de trabajo ayuden a la compañía a lograr las metas propuestas .

¿Qué hace una secretaria de gerencia? Descubre sus funciones aquí:

  • Revisar la correspondencia de la gerencia de una empresa y comunicarse de manera efectiva con otros empleados y proveedores y/o clientes.
  • Enviar agendas e informes.
  • Comprobar que las acciones acordadas se llevan a cabo.
  • Tener una agenda actualizada incluyendo a los trabajadores de la empresa, clientes.
  • Llevar un registro efectivo revisando que las reuniones de su jefe están bien programadas y no interfieren con otras obligaciones.
  • Asegurarse que la compañía cumple con ciertas obligaciones legales comprobando la adecuación de una gran variedad de documentos.
  • La secretaria debe encargarse de que los responsables de las diferentes secciones de la empresa estén actualizados sobre los movimientos empresariales.

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¿Qué hace una secretaria ejecutiva?

Para descubrir qué hace una secretaria ejecutiva, Lee y descubre más sobre está importante profesión.

Lo que hace una secretaria ejecutiva:

  • Revisar la idoneidad de los documentos: Si estos documentos proceden de diferentes departamentos de la empresa, proveedores o clientes, la secretaria ejecutiva debe evaluar la importancia de cada documento.
  • Creación de presentaciones: Una secretaria ejecutiva debe asegurarse que todos los documentos que se presentan no tienen errores gramaticales u ortográficos.
  • Dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con el director. En caso de que esté ocupado, debe ofrecerles un lugar para sentarse mientras esperan y café.
  • Recordar diariamente a su superior su agenda en persona, por correo electrónico.
  • Mantener la confidencialidad de lo que ve, lee o escucha en su oficina Posiblemente la discreción de una secretaria ejecutiva será lo que haga que mantenga su puesto de trabajo.

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